تفیض اختیار در ظاهر ساده اما پیچیده است
تفویض اختیار اصطلاح ظاهراً سادهای است که در نگاه اول، ممکن است لایههای پیچیده و چالشهای آن به چشم نیاید.
اما وقتی در محیط کار، میخواهیم با تفویض اختیار، زمان خود را آزاد کرده و به کارهای مهمتر بپردازیم، تازه متوجه میشویم که دردسرها و موانع فراوانی برای تفویض اختیار به کارکنان وجود دارد.
اگر از منظر مدیر به مسئلهی تفویض اختیار نگاه کنید، بخشی از چالشهای آن را خواهید دید و اگر از زاویهی کارمند به بررسی چالش های تفویض اختیار بپردازید، مشکلات و دردسرهای جدیدی به چشمتان خواهد آمد.
نمونهای از چالشهای تفویض اختیار از نگاه کارمند
در میان انواع گلایههایی که کارمندان دربارهی سبک تفویض اختیار مدیران خود دارند، یکی از گلایههای رایج این است که مدیران، به جای تفویض اختیار به سراغ تفویض مسئولیت میروند.
مثلاً تمام جزئیات انجام کار را قدم به قدم دیکته میکنند، اما در نهایت مسئولیت کار را به کارمند تفویض میکنند.
مدیر تبلیغات یک شرکت را در نظر بگیرید که به کارشناس دپارتمان خود میگوید: ما باید در روزنامه تبلیغ داشته باشیم. مطمئن هستم که روز اول هفته مناسبترین روز است و روزنامههای X و Y هم بهترین گزینهها هستند. حالا خودت برو و اقدام کن. من این پروژه را به تو واگذار میکنم و انتظار دارم بهترین نتیجه را بهدست بیاوری.
البته موضوع این درس، بررسی یکی از دردسرهای مدیران در تفویض اختیار است.
اما مثال بالا را مطرح کردیم تا گفته باشیم، سمتِ دیگرِ ماجرا هم ساده نیست و اگر در اینجا به آن نمیپردازیم، صرفاً به این علت است که از موضوع بحث این مجموعه، یعنی مدیریت زمان، خارج است.
کار را به شکلی تفویض کنید که دوباره به سمت خودتان بازنگردد
یکی از مهمترین اصول تفویض اختیار این است که مراقب باشید آنچه تفویض کردهاید، دوباره به روی میز خودتان بازنگردد.
تقریباً همهی ما این اصل را میشناسیم. اما همچنان در عمل، گرفتار کارهایی هستیم که درست مانند بومرنگ، پس از پرتاب شدن به سمت خودمان بازمیگردند.
ویلیام آنکن (William Oncken)، فردی است که او را معمولاً به خاطر پرداختن به این چالش میشناسند.
آنکن، برای توضیح کارهایی که بین مدیر و کارمند رد و بدل میشود، از استعارهی میمون استفاده میکند.
مثلاً وقتی مدیر کاری را به کارمند خود میسپارد، میگوید که میمونی روی شانهی مدیر بود و مدیر آن را روی شانهی کارمند گذاشت.
آنکن در سال ۱۹۷۴ مقالهای در همین زمینه و با عنوان میمون روی شانهی کیست در نشریه کسب و کار هاروارد (HBR) منتشر کرد و در سال ۱۹۸۴ این استعاره را محور کتابی با عنوان مدیریت زمان مدیران یا Managing Management Time قرار داد و و پس از آن هم، سمینارهای متعددی با عنوان MMT (مخفف همان عبارت مدیریت زمان برای مدیران) برگزار کرده است.
در سال ۱۹۹۹ به علت استقبال فراوان مخاطبان، مقالهی او مجدداً توسط HBR بازنشر شد. جالب اینجاست که در همان سال، کتاب دیدار مدیر یک دقیقهای با میمون را هم با همکاری کنت بلانچارد (نویسندهی کتاب مدیر یک دقیقهای) منتشر کرد که آن کتاب هم از استقبال خوبی بهرهمند شد.
تقسیمبندی سهبخشیِ زمان یک مدیر
آنکن کل زمان یک مدیر را به سه بخش تقسیم میکند (این سه بخش، قرار نیست مساوی باشند و صرفاً یک نوع طبقهبندی محسوب میشود):
- زمانهایی که مدیر باید برای انجام دستورات بالادستیها وقت بگذارد (مثلاً تنظیم یک گزارش اختصاصی برای مدیر ارشد)
- زمانهایی که باید برای انجام کارها و وظایف سیستمی صرف شود (مثلاً جلسات هفتگی با مدیران همرده)
- زمانی که مدیر به اختیار و انتخاب خود، برای انجام کارها و فعالیتهایی که مناسب میداند صرف میکند
ویلیام آنکن توضیح میدهد که معمولاً دست مدیران برای کاهش دادن زمانهای دستهی اول و دوم چندان باز نیست.
بیشترین اختیار برای مدیریت زمان، به دستهی سوم بازمیگردد. ضمن اینکه مدیر با تفویض کردن بخشهایی از فعالیتهای گروه سوم به زیردستان، میتواند وقت خود را کمی آزاد کرده و به فعالیتها و کارهای مهمتر و اثرگذارتر بپردازد.
